Celui qui efface des données confidentielles dans un document Word et transmet le document ainsi retravaillé doit être prudent. On ne peut en effet partir de l’idée que les éléments effacés ont effectivement disparu. Le document contient les informations invisibles. Le programme Word peut sauvegarder toutes les modifications à l’arrière-plan.
A l’aide de programmes spécifiques, il est possible de ressortir et de lire ces informations plus tard, sans trop d’efforts. Il est en outre possible de tirer des conclusions sur l’auteur de chaque modification.
Celui qui retravaille un document Word et le transmet ensuite doit donc veiller à ce que personne ne puisse suivre les modifications. Plusieurs possibilités s’offrent à lui. Les trois plus faciles sont les suivantes.
Sauvegarder en tant que texte pur
Il s’agit de sauvegarder le document avec la consigne «Sauvegarder sous» non plus en tant que document Word (dont le terme finit en .doc ou .docx), mais dans le format «texte seulement», donc comme donnée dont la terminaison finit par .txt. Cette procédure permet d’effacer toutes les informations préalables sur le texte. Malheureusement les mises en forme disparaissent du même coup, par exemple les parties écrites en gras ou en italique, les différents corps d’écriture, les retraits des paragraphes ou les intervalles différenciés entre les lignes.
Attention: il ne sert à rien de sauvegarder simplement le document Word sous un autre nom ou sous la dénomination «Rich Text Format (RTF, littéralement, «format de texte enrichi)». Car les données modifiées sont sauvegardées simultanément.
Sauvegarder en tant que PDF
Une autre solution est de sauvegarder le document en PDF («Portable document format»), afin de ne plus pouvoir suivre les modifications. L’avantage de cette solution est de garder la mise en forme de la page avec toutes ses caractéristiques. Le désavantage est toutefois de ne plus pouvoir sans autre modifier ou compléter le document.
Utiliser le programme gratuit «Doc Scrubber»
Sur www.commentcamarche.net/download/telecharger-34075786 -doc-scrubber, il est possible de débarrasser le document de toutes les informations relatives aux modifications. Il suffit, après l’installation du programme, de cliquer sur «Scrub» et de charger le document. Tous les points qui ne sont pas automatiquement effacés par le logiciel seront signalés en les cochant. Le document nettoyé sera finalement sauvegardé sous un nouveau nom.
